להקלטת שיחות בעסקים, יש סיבות רבות וחשובות והדבר משמעותי גם עבור מרפאות. ההקלטה היא אמצעי לתיעוד, להוכחת ביצוע עסקות מרחוק (עסקאות «במסמך חסר»), לניתוח ושיפור השרות, ככלי עזר חשוב במקרה של סכסוכים משפטיים ועוד. כיצד תבחרו את שירות הקלטת השיחות, אשר יתאים לכם ביותר?
נוחות גישה והפעלה
שירות הקלטת שיחות זמין כיום במגוון ואריאציות. בכל מקרה, חיוני שהוא יהיה נוח לגישה ולתפעול שוטף. שיחות נכנסות למרפאה לכל אורך יום העבודה והן מסוג האינטראקציות העסקיות, שחיוני לנהל ביעילות. שכירת שירות הקלטת שיחות של חברה מקצועית בענן, תאפשר לגשת אליו מכל התקן מחשוב שברשות העובדים והמנהלים במרפאה, אם זה מחשבים שולחניים, סמארטפונים או טאבלטים. נוחות השימוש היא גם גורם קלאסי, אשר מעודד עובדים לנצל מערכת באופן מלא ויעיל.
אחסון וגיבוי
במערכת הקלטת שיחות עבור מרפאה, חייבת להיות כמובן יכולת לאחסן ארכיון שיחות. זאת, באופן מסודר ונוח, על פי שלוחות. כמו כן, חשובה מאוד היכולת לגבות זאת. מאחר שמדובר בשרות ענן, הגיבוי נמצא במיקום פיזי מרוחק, עובדה אשר מוסיפה לשרידות ו(במקרה חרום) תורמת להמשכיות העסקית שלכם.
קלות שליפת ההקלטה
הקלטה איננה סוף הסיפור. צידו השני של המטבע, הוא איתור ושליפת הקלטות שבוצעו בעבר, לצרכים שונים. צריכה להיות במערכת האפשרות לחפש הקלטות על פי מאפייני מפתח שלהן, דוגמת מועד ביצוע השיחה, מספר הטלפון ממנו התקשרו אליכם או מספר השלוחה אשר קיבלה את השיחה.
פשטות
מחשוב איננו הפעילות המרכזית של מרפאות, אלא רק רכיב תומך חשוב בפעילות זו. לכן, כדאי שהוא יהיה כמה שיותר פשוט. שירות ענן של הקלטת שיחות, מספק את הפשטות האולטימטיבית. מה שהיה בעבר כרוך ברכישה ובבעלות על ציוד הקלטה ייעודי או מרכזיית טלפונים פנימית מורכבת, הוא כיום פשוט בהרבה תודות ל»ענן». הדבר מצמצם משמעותית את העיסוק בחומרה — בחירה, רכישה, תחזוקה, תיקונים, החלפה וכדומה. שלא לדבר על הפחת — ירידת הערך של החומרה עם הזמן. בהקלטת שיחות כשרות ענן, אתם משלמים רק על מה שאתם צורכים, קל להצטרף לשרות כזה, קל לשנות בו תכונות שונות ועוד. זאת, מאחר שכל תשתית החומרה עבורו, נמצאת אצל הספק והיא בבעלותו, באחריותו ובניהולו. עוד ביטוי לפשטות, הוא בגודל קבצי ההקלטה — מערכת אשר שומרת את ההקלטות בפורמט קומפקטי כמו MP3, מקלה על העברתו בתקשורת ועל שמירתו בהתקני מחשוב שונים אצלכם.
אבטחה
ניהול הרשאות גישה להקלטות, היא תכונה אשר תאפשר להבטיח, שהקלטות רגישות יחשפו רק לאנשים המתאימים. מבחינת מרפאות, יש לכך משמעות גם מההיבט של שמירה על פרטיות הלקוחות. מערכות הקלטת שיחות ובמיוחד מרכזיות תקשורת בענן, מציעות פעמים רבות גם יכולות הצפנה. בכך, מוסיפים לאבטחת ההקלטות נדבך רב עוצמה נוסף. למעשה, הצפנה מהווה מעין קו הגנה אחרון ויעיל. כלומר, גם במקרה הקיצוני שבו פושעי מחשב פרצו למערכות שלכם או של ספק השרות וגנבו קבצי הקלטות, אם הקבצים שהם גנבו מוצפנים, הדבר עשוי למנוע מהם יכולת להשתמש בהם.
התאמה למערכות שלכם
שרות הקלטות שהוא שרות ענן, יתאים כפי הנראה לכל מרפאה. זאת, מאחר ששירותי ענן ומחשוב בענן בנויים לרוב להתאמה מרבית וקלה כזו. עם זאת, חשוב לשים לב מבחינת ההתאמה, גם ליכולות מתקדמות שהמערכת מציעה וגם לדרישות מיוחדות שאולי יש לכם. למשל, אינטגרציה למערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) ואוטומציה בעדכון מערכת זו בעקבות הקלטת שיחה חדשה.
לסיכום
הפתרונות להקלטת שיחות עבור עסקים, פשוטים, זולים, קלים לשימוש ויעילים כיום מתמיד. כדאי לנצל זאת, גם במרפאות!